Valor agregado (earned value) no MS Project

Valor agregado é uma técnica para medir objetivamente o desempenho do seu projeto, comparando o planejado e realizado dos custos, tempo e o valor agregado do projeto.

Entretanto, o objetivo deste artigo não é iniciar o leitor nos conceitos da técnica, mas sim demonstrar um guia passo-a-passo para que você possa fazer o acompanhamento do indicador de custo (CPI) utilizando o MS Project e atribuindo manualmente o andamento das atividades do projeto com recursos do tipo Trabalho.

1. Linha de base gerada, IDC zerado (projeto sem andamento)

Baseline Gerada
Baseline Gerada

Se você não é iniciado no Project e quer gerar a linha de base (ou apenas ganhar tempo):

2. Simulando o andamento do projeto pelos recursos.

Uma das formas de preencher o andamento do projeto pelos recursos, é a partir da visualização “Uso da Tarefa”, acessível através da aba “Exibição” e clicando no botão “Uso da Tarefa”:

Uso da Tarefa
Uso da Tarefa

Na visualização acima, vemos na tabela a direita as linhas de Trabalho (previsto) para cada atividade e recurso do projeto. Para realizarmos o andamento, clique com o botão direito na área direita, e seleciona a opção para incluir a linha “Trabalho Real”:

Incluir linha Trabalho real.
Incluir linha Trabalho real.

A partir de agora, para cada recurso na tarefa você terá duas linhas na área direita do Project, uma representando o Trabalho previsto pelo Project, e a segunda o trabalho real. É nesta linha, trabalho real, onde você deverá preencher o andamento conforme a realidade do projeto. Para haver impacto no indicador de custo, vamos preencher a “Atividade 1″ com três dias de execução com 8h, conforme abaixo:

Preenchendo o trabalho.
Preenchendo o trabalho.

Note que, devido à predecessão configurada para as tarefas, o próprio project já se encarregou de “empurrar” as atividades dependentes pra frente.

A partir deste momento, com andamento no projeto, nosso indicador já pode ser aferido. Volte para o Gráfico de Gantt, e o seu IDC já deve ter sido alterado para 0,67. Caso contrário, verifique a Data do Status, na aba “Projeto”. Certifique-se que a data de status é pelo menos 1 dia maior que a última data lançada, para que o Project possa calcular o indicador corretamente:

Data do Status
Data do Status

3. Encerrando tarefas com esforço real menor que o previsto

Quando definirmos que o Trabalho Real for maior ou igual ao previsto, o Project automaticamente irá marcar a tarefa com percentual 100% concluído. Entretanto, se o trabalho real for menor que o previsto, você precisará definir isso adequadamente para aferição do indicador.

No nosso exemplo, vamos supor que a “Atividade 2″, com previsão de trabalho de 32h, tenha consumido 24h. Deste modo, atribuímos o andamento na visão “Uso da Tarefa”. Adicione, na área esquerda do Project a coluna “Trabalho Restante”, que para esta tarefa deverá estar marcada com 8h (32 previsto – 24 realizado).

Para que a tarefa seja definida como concluída, preencha a tarefa zerando a coluna “Trabalho Restante”.

Trabalho realizado menor que previsto.
Trabalho realizado menor que previsto.

Voltando para o Gráfico de Gantt, poderemos ver o IDC já atualizado da Tarefa e a consolidação do projeto (novamente, caso não esteja vendo, verifique a “Data do Status”):

IDC das Atividades 1 e 2
IDC das Atividades 1 e 2

Espero ter ajudado e, em caso de dúvidas ou sugestões, use a caixa de comentários.

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Utilizando Linha de base (Baseline) no MS Project

Um grande recurso do MS Project para o acompanhamento do andamento do projeto é a utilização das Linhas de Base (ou Baselines no termo em inglês), que permite comparar o que foi previsto no projeto com o que está sendo realizado.

Para utilização da Linha de Base, primeiro é preciso entender que ela é uma Foto do seu planejamento, ou seja, como você planejou a execução do seu projeto. Você pode salvar baselines tanto para atividades específicas, como para todo o projeto, mas iremos trabalhar apenas o segundo cenário aqui.

O primeiro passo é criarmos um cronograma do nosso projeto, como neste exemplo:

Cronograma

Uma vez fechado o planejamento, podemos salvar a linha de base do nosso projeto acessando o menu “Ferramentas > Controle > Definir Linha de Base“, que irá nos levar até a tela abaixo.

Caixa de Criação de Linha de Base

Agora que já salvamos nossa linha de base, podemos visualizar em nosso cronograma no Project a linha de base ao lado do meu cronograma de andamento, através do menu “Exibir > Gantt de Controle”, passando a ter a seguinte visualização do gráfico:

Gantt de Controle

Agora que temos a linha de base salva, vamos supor um andamento do nosso projeto, considerando a data atual como 28/04/2010 (linha pontilhada no Gantt). Vamos considerar que a Atividade A foi iniciada e concluída dentro do prazo, a atividade B não foi iniciada no dia, e terá o atraso de 1 dia em seu início, e a atividade C foi iniciada e está com andamento dentro do que foi planejado.

Já vemos agora no Gantt de Controle, uma distorção entre Planejado (barras pretas no Gantt) e o Realizado (barras azuis e vermelhas no Gantt), indicando claramente o atraso nas Atividades B e D:

Gantt de Controle com Andamento

Linha de Andamento

Outra forma de fazer o acompanhamento com a linha de Base além do Gantt de Controle, é utilizando a Linha de Andamento, acessada através do menu “Ferramentas > Controle > Linhas de Andamento”. Iremos configurar uma linha de base simples, em relação ao nosso Planejamento (“Plano da linha de base”), conforme tela abaixo:

Tela de Criação de Linha de Andamento

Depois de configurada a linha de andamento, podemos ver no Gantt uma linha vermelha, cortando nosso cronograma na data atual e com marcadores do andamento para cada atividade:

  • Atividade A: Concluída, sem marcador;
  • Atividade B: Marcador recuado em relação à linha de andamento e à atividade, indicando atraso em relação ao planejado (Linha de Base);
  • Atividade C: Marcador sobre a linha de andamento, indicando que a atividade está sendo executada dentro do previsto;
  • Atividade D: Atividade futura, sem marcador.

Gantt com Linha de Andamento

Com a linha de andamento, conseguimos ter uma visualização rápida de como está o andamento das atividades em relação ao que foi planejado até a data atual, mas não conseguimos visualizar o impacto nas atividades futuras do projeto (neste caso, Atividade D).

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